ツール導入か、手作業観測か
新しい業務や課題が見えたとき、多くの組織で最初に出る選択肢があります。専用ツールを探そう、SaaSを導入すれば可視化できる、手作業は非効率だから避けたい。一見すると合理的です。
しかし、ここでの判断を誤ると、ツール導入が「観測」の代わりになり、実態が見えないまま固定化が進むという事態が起きます。
ツールは観測装置だが、最初の観測には向かない
ツールの前提
- 大量データの処理
- 継続的な運用
- 標準化された入力
立ち上げ期に必要なこと
何が起きているのかを雑にでも掴むこと
この段階でツールを入れると、入力項目に思考が引っ張られ、ツール前提の業務が始まり、観測より運用が目的化します。結果として、実態を理解する前に、業務の形が固定されてしまうという構造が生まれます。
手作業観測という選択
手作業観測とは
- スプレッドシート
- メモ
- 簡易ログ
などを使い、一時的・可逆的に実態を記録することです。
これは非効率に見えますが、初期段階では大きな意味を持ちます。
手作業観測で得られる3つの価値
1
判断ポイントが露出する
どこで迷いが生じるか、どの判断が頻発するかが明確になります。
2
不要なデータが分かる
ツールを入れる前に、本当に必要な情報と実は使われない情報を切り分けられます。
3
戻せる状態を保てる
合わなければ、やめる、書き方を変えるが簡単です。観測そのものが可逆的であることが重要です。
手作業観測からツール導入へ進む条件
手作業観測を経たうえで、次の状態が確認できたときに、初めてツール導入を検討します。
01
判断パターンが安定している
02
入力項目が自然に固まっている
03
観測コストが明確になっている
この状態でのツール導入は、判断の代替ではなく、観測の拡張になります。
ツール導入を急いだ組織で起きること
1
使われない項目が増える
必要性が不明確なまま、ツールの標準項目を埋めることが目的化します。
2
運用ルールが複雑化する
実態に合わないツールを無理に使うため、ルールが増え続けます。
3
解約できない心理が生まれる
投資したコストが判断を歪め、ツールが目的になり、観測が置き去りになります。
よくある誤解
誤解①
手作業は遅れている
遅れているのではありません。順序が正しいだけです。
誤解②
ツールを入れないと改善できない
改善に必要なのは、実態理解と判断の切り分けであり、ツールはその後です。
この判断で、最後に確認したい問い
今は運用フェーズか、観測フェーズか
ツールなしで現象を説明できるか
固定化しても問題ない段階か
これらに答えられない場合、まだツールを入れる段階ではない可能性があります。
観測フェーズと運用フェーズの違い
観測フェーズ
何が起きているかを理解する段階。柔軟性と可逆性が最優先です。
運用フェーズ
パターンが固まり、効率化が求められる段階。ツールの導入が有効です。
ツールを入れるかどうかは、観測が終わってから決めればよい
まとめ
1
ツール導入は観測の代替ではない
ツールは観測を効率化するものであり、観測そのものを置き換えるものではありません。
2
初期は手作業観測が最も安全
実態を理解し、判断パターンを見極めるには、柔軟な手作業観測が適しています。
3
固まってからツールを入れる
観測が完了し、パターンが安定してから、初めてツール導入を検討します。
それが、この判断パターンの核心です。