SaaS導入前に、あえて手作業で回す意味
業務が増え、複雑になってきたとき、多くの経営者が「そろそろSaaSを入れるべきでは?」と考えます。しかし、タイミングを誤ると、SaaS導入は改善ではなく、実態を見えなくする装置になります。
経営判断レイヤー
SaaSは「整理」する道具であり、「発見」する道具ではない
SaaSは優れたツールですが、業務フローがある程度固まっている、判断パターンが安定している、入力項目が決まっているという前提で作られています。つまりSaaSは、分かっているものを速く・正確に処理するための道具です。
一方、導入を検討している初期段階では、何が問題なのか曖昧で、どこで判断が発生しているか分からず、例外と通常業務が混ざっている状態がほとんどです。
この状態でSaaSを入れると
- 入力項目に思考が引っ張られる
- ツールに合わせた業務が始まる
- 観測よりも運用が目的化する
「分からないからツールを入れる」は順序が逆
1
よくある誤解
ツールを入れれば、実態が分かる
2
実際には
実態がある程度分かってからでないと、ツールは機能しない
3
結論
ツールは最初の観測には向いていない
実態を理解しないまま、業務の形だけが固定される
手作業フェーズ
手作業で回す、という判断
ここで言う「手作業」とは、スプレッドシート、メモ、簡易ログ、口頭と最低限の記録などを使い、一時的・雑でもいいから実態を記録することを指します。
スプレッドシート
柔軟な記録と分析
メモ
気づきの即時記録
簡易ログ
最小限の追跡
口頭記録
コミュニケーション重視
一見すると非効率ですが、このフェーズには明確な意味があります。
手作業で回すことで得られるもの
判断が発生している場所が見える
手作業で記録すると、どこで人が迷っているか、どの判断が頻発しているかが自然に浮かび上がります。SaaSでは隠れてしまう「人が考えている瞬間」が見えるという点が重要です。
「いらない情報」が先に分かる
ツールを入れると、最初から多くの項目を集めがちです。しかし手作業で回すと、実は誰も見ていない情報、意思決定に使われていないデータがはっきりします。後から削るより、最初から集めない方が安全です。
いつでも戻せる（可逆性が高い）
手作業であれば、やめる、書き方を変える、粒度を変えるが簡単です。これは単なる運用の話ではなく、経営判断としての安全性の話です。
専門実装レイヤー
SaaSを入れてよい状態とは?
手作業で回した結果、次の状態が見えてきたときに、初めてSaaS導入を検討します。
1
判断パターンの安定
判断パターンがある程度安定している状態
2
入力項目の明確化
入力項目が自然に決まっている状態
3
コストの可視化
手作業のコスト(時間・人)が把握できている状態
この状態でのSaaS導入は、判断をツールに任せる行為ではなく、観測を拡張する行為になります。
SaaS導入を急いだ組織で起きがちなこと
逆に、手作業フェーズを飛ばすと、次のような問題が発生します。
使われない機能が増える
必要のない機能に時間を取られる
運用ルールが複雑になる
ツールに合わせた無理な運用が始まる
解約できない心理的コスト
投資を無駄にしたくない気持ちが判断を鈍らせる
結果として、ツールを使い続けること自体が目的になるという、本末転倒な状態に陥ります。
よくある誤解
誤解①:手作業は遅れている
遅れているのではありません。順序が正しいだけです。手作業フェーズは、実態を理解するための必要なステップです。
誤解②:ツールを入れないと改善できない
改善に必要なのは、実態の理解と判断の切り分けであり、ツールはその後です。ツールは手段であって目的ではありません。
最後に確認したい問い
SaaS導入を考える前に、次の問いに答えてみてください。もし答えに詰まるなら、まだ手作業で回す段階かもしれません。
1
今は「運用フェーズ」か、「観測フェーズ」か
現在の業務状態を正確に把握できていますか?
2
ツールなしで、今の業務を説明できるか
業務フローを明確に言語化できますか?
3
この状態を固定化しても、本当に困らないか
現在の業務プロセスに自信がありますか?
まとめ
SaaS導入は観測の代替ではない
初期は、あえて手作業で回す方が安全
固まってからツールを入れればよい
判断は「決定」ではなく「観測」から始める
SaaS導入前に、あえて手作業で回す。それは非効率ではなく、判断を誤らないための、極めて経営的な選択です。