個人に依存した業務が生む、見えない契約リスク

個人に依存した業務が生む、見えない契約リスク
「あの人がやっているから問題ない」という言葉が当たり前に使われている組織では、契約上のリスクが最も見えなくなっています。信頼関係が成立しているように見えても、実は大きな落とし穴が潜んでいるのです。
「あの人がやっているから大丈夫」という危険な前提
よく聞かれる言葉
「それは〇〇さんが見ている」
「〇〇さんが判断しているから大丈夫」
「細かいことは〇〇さんに任せている」
一見すると、信頼関係が成立している健全な組織に見えます。しかしこの状態は、契約上のリスクが最も見えなくなっている状態でもあります。
組織の中で特定の個人に業務が集中し、その人の判断に依存している状況は、短期的には効率的に見えても、長期的には大きなリスクを抱えています。
契約は「業務」に紐づいて初めて機能する
誰が
責任者と担当者の明確な定義が必要です
何を
具体的な業務内容と範囲の特定が重要です
どこまで
権限と責任の境界線を明示する必要があります
契約は本来、これらを明確にするためのものです。しかし、業務が個人に依存している場合、契約は次のような状態になります。
業務内容が抽象的になる
具体的な作業内容が文書化されず、「よしなに」で進んでしまいます
判断基準が明文化されない
個人の経験や感覚に依存し、再現性がありません
実態と契約が乖離する
契約書に書かれた内容と実際の業務が一致しなくなります
その結果: 契約は存在しているが、実務を守っていないという状態が生まれます。
個人依存が生む、3つの見えない契約リスク
1
職務内容と実態の乖離
個人依存が進むと、業務は「役割」ではなく「人」に紐づきます。契約書には書かれていない判断をしたり、想定外の業務を日常的に担っている状態になります。
この状態では、トラブルが起きたとき、どこまでが契約上の責任か説明できないというリスクが発生します。
2
権限・責任の無断拡張
本来想定していなかった判断を行ったり、契約上は認められていない権限を行使することが起こりがちです。
これが問題になるのは、うまくいっている間は見過ごされ、失敗した瞬間に問題化するからです。
3
退職・異動時に露出する契約不全
個人依存の最大のリスクは、その人がいなくなった瞬間に顕在化します。業務の引き継ぎができず、契約内容と実態が一致せず、責任の所在が不明確になります。
このとき初めて、契約は人を守っておらず、組織も守っていなかったという事実に気づきます。
リスク①:職務内容と実態の乖離
契約書と現実のギャップ
個人依存が進むと、業務は「役割」ではなく「人」に紐づきます。
契約書には書かれていない判断をしている
想定外の業務を日常的に担っている
本来の職務範囲を大きく超えている
トラブルが起きたとき、どこまでが契約上の責任か説明できない
リスク②:権限・責任の無断拡張
1
平常時
本来想定していなかった判断を日常的に行う
2
拡大期
契約上は認められていない権限を行使する
3
問題発生
うまくいっている間は見過ごされる
4
顕在化
失敗した瞬間に問題化する
個人に依存した業務では、権限と責任の境界が曖昧になります。成功している間は誰も問題視しませんが、一度失敗すると「なぜそんな判断をしたのか」「誰が許可したのか」という追及が始まります。
リスク③:退職・異動時に露出する契約不全
業務の引き継ぎができない
暗黙知が多く、マニュアル化されていない業務が山積みになります
契約内容と実態が一致しない
実際に何をしていたのか、契約書からは読み取れません
責任の所在が不明確になる
誰が何を決めていたのか、記録が残っていません
個人依存の最大のリスクは、その人がいなくなった瞬間に顕在化します。このとき初めて、契約は人を守っておらず、組織も守っていなかったという事実に気づきます。
しかし、その時点では既に手遅れです。後任者は混乱し、取引先との関係も不安定になり、組織全体が大きなダメージを受けることになります。
よくある2つの誤解
誤解①:信頼しているから契約は形式でよい
信頼関係があっても、人は入れ替わり、状況は変わります。契約は、信頼を疑うためではなく、信頼が壊れないようにするための装置です。
良好な関係が続いている間は問題ありませんが、環境が変化したとき、明文化されたルールがなければ、信頼関係そのものが崩壊するリスクがあります。
誤解②:個人依存はスピードのために必要
短期的にはスピードが出ます。しかし、検証できない、代替できない、修正できないという代償を伴います。
一時的な効率化のために、長期的な組織の持続可能性を犠牲にしているのです。スピードと安全性のバランスを見直す必要があります。
見えないリスクを減らすための3つの視点
業務を「人」ではなく「判断単位」で定義する
特定の個人に紐づけるのではなく、業務プロセスと判断基準を明確に文書化します。誰が担当しても同じ判断ができる仕組みを作ることが重要です。
契約書と実態を定期的に照合する
年に一度は、契約書に書かれた内容と実際の業務内容を比較し、乖離がないか確認します。ギャップがあれば、契約を更新するか、業務を見直します。
暗黙の期待を文書に引き戻す
「言わなくてもわかる」「これまでそうしてきた」という暗黙の了解を、明文化された合意に変換します。口頭での約束は記録に残しましょう。
重要なのは: 個人の善意や能力に頼らないことです。優秀な人材に依存するのではなく、誰でも適切に業務を遂行できる仕組みを構築することが、真の組織力です。
最後に確認したい3つの問い
1
この業務は、契約書に正しく反映されているか
実際に行っている業務内容と、契約書に記載された職務内容が一致しているか確認してください。
2
判断や権限は、誰の責任として定義されているか
重要な意思決定について、誰が最終的な責任を負うのか明確になっているか確認してください。
3
その人が抜けたとき、契約は機能するか
キーパーソンが退職や異動した場合でも、業務が継続できる体制になっているか確認してください。
これらに答えられない場合、見えない契約リスクを抱えている可能性があります。
まとめ
個人依存は、契約リスクを見えなくする
契約は業務に紐づいて初めて機能する
人ではなく、業務と判断を契約に戻す
契約リスクは、人が優秀なほど見えなくなる
それが、この判断の核心です。